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    名刺が必要な時に手に入れる短納期を実現する方法


    どんなに時代が変わっても仕事に必要な名刺


    これまで名刺といえば、印刷会社に依頼をするか自社で作成するということが一般的でした。どちらも原稿を作り印刷を行うという点で違いはありません。印刷会社に持ち込むためには、時間も手間も必要となります。一方自社印刷をするのであれば、時間は空いている時を狙うことができるかもしれませんが、その分人件費がかかるでしょう。他の仕事もできなくなる可能性が高く、印刷会社にかかる費用と比べても、メリットはそこまであるとは言えません。印刷品質も印刷会社には到底及ばず、費用対効果を高めたつもりが、実は低くなってしまっている典型例となっています。
    ちなみに時間ということに注目をしてみるとわかりますが、どちらの方法をとったとしても、効率は良くありません。名刺を作らなければならないときから換算すれば、かなりの時間がかかってしまいます。印刷会社に持ち込む際に、ネックとなっているのは、原稿を作成する手間や持ち込みの必要性でしょう。データを作っても、それが印刷会社へすぐに届かなければ、時間は短縮できません。これが短納期が実現できない理由の一つでもあります。データが印刷会社へ届いても、データが使えるものかどうかを判断しなければなりませんし、手書きの情報などでは、印刷できるデータに書き換える時間もかかります。こうした情報の食い違いが、納期をどんどんと延ばしていくことにつながっています。
    それでも、名刺が必要なことには変わりがありません。できれば、足りなくなったらすぐに発注ができて、迅速に手元に届くということが最も理想な形となるでしょう。これらは短納期を実現するということになりますが、これを可能としたのがWEB発注システムです。

    余計な手間が減らせることで短納期を実現


    名刺のWEB発注システムが、なぜ短納期を実現できるのかを考えてみる必要があるでしょう。WEB発注システムの場合、デジタル印刷で作成をすることが中心となっています。まず、データを受け取った際には適合するデータに変換しなければなりません。手書きやFAXで受け取ったデータは、どんなものであろうとも、アナログなデータに変わりはありません。これをデジタル化するだけで時間が大幅に必要です。ところが、WEB発注システムのデータは初めからデジタルになっています。つまり、再加工の手間はほとんどいらないということになります。もちろん校正の確認などは必要であり、ミスがないかどうかは調べなければいけません。その修正があったとしても、デジタルで進めることができるため手間はほとんどかからなくなります。そのまま印刷に回すことができるため、短納期を実現することができます。
    余計な時間をかけないということでは、情報を共有しやすいということも重要です。名刺を作ったものの、発注の許可を得るために社内で情報を回さなければならないこともあるでしょう。各部署で認可をもらい発注することになりますが、これが業務の足を引っ張っていることが多々あります。WEB発注システムであれば、情報の共有が簡単で、即時に判断を下すこともできるようになります。その分だけ早く手元に届くようになるため、企業として得られるメリットも高くなるでしょう。

    デジタル化が支えている


    短納期が実現できるようになった背景にはデジタル印刷という技術が関わっています。これまでも利用されてきた方法ではありますが、そこまでの精度を実現することができずコストもかかっていました。ところが、技術は進歩しており、デジタル印刷は高精細を実現できるようになり、コストもダウンさせることが可能となりました。スピードも速く、対応もしやすいことから名刺の短納期に大きな効果を上げています。デジタルデータとしてやり取りができることもデジタル印刷の持つ大きなメリットで、稼働率を高めることができるようになったことで納期の対応も簡単になったと言えます。
    こうしたメリットを活かすことができるようになったのもWEB発注システムというつなぎの媒体ができたからです。発注側としても簡単に扱うことができるシステムであり、手間を減らすことができるからこそ、導入することにつながってきています。それほど、簡単で利用がしやすく、メリットがたくさん見受けられます。短納期を実現することができ、コストも下げることができるというのは、企業にとってありがたいことでしょう。その上、手間を減らし情報の共有までできるので活用の幅は驚くほど広くなります。名刺というツールを活用していくためにも、欲しいときに手に入れることができることは大きな意味があると言え、これからの企業が利用していくべきものであると言えるでしょう。
    デジタル化が進んだとしても使うのは人間です。だからこそ効率よく名刺を用意し、いつでも使うことができる準備を進めておくことが大切です。

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