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    名刺の注文を楽にするデータの一括管理


    従来の名刺注文システム


    社会人にとっての必須アイテムともいえる名刺ですが、その発注には手間取ることがたくさんあります。たとえば、デザインの選定や発行部数、さらにはカラー印刷にするかどうかなど、その作成過程には多くのステップがあります。また、これまで企業などで大量に注文する際には、より多くの手順を踏む必要がありました。
    まずは、名刺作成の発注書を作成する必要があります。その発注書には、名前、社名や肩書、住所に電話番号、メールアドレスといった連絡先、および部数など、細かな事を記載しなければなりません。この時、作成者の段階で校正を行うのですが、名前の漢字が合っているか、フリガナやローマ字の綴りが合っているかなどを、事細かに確認しなければなりません。そして、その発注書を、印刷会社に出して、プリントアウトをするのが主流でした。
    さらに、この発注会社内部で、注文を取りまとめる部署があれば、その部署においての校正も必要となります。もちろん、その部署において、発注書に基づくデータでの承認が得られたとしても、そこから改めてFAXやメールにて印刷会社へ発注するため、現物ができるまでにどうしても日数がかかってしまいます。また、提出したデータに誤植があれば、発注書を訂正の上再度提出するという手間がかかります。この手間を省くことが出来れば、業務の軽減にもつながっていきますが、解決するにはなかなか大きな問題であると言えます。

    次世代型の名刺注文システム


    そこで、登場したのが、次世代型の名刺注文システムです。続いては、近年利用されているインターネット制度を活用した発注書データ保存システムをご紹介します。
    まず、名刺を発注する方は、ウェブサイト上に用意されたページへ、名刺が必要となる方の社名や肩書、名前に住所などを入力していきます。このデータをいったん保存して、管理部門の決裁承認を待つことになります。その間に、作成した注文データについて、ミスがあった場合は、速やかに印刷会社へその旨を伝えるようにします。また、発注データについては、作成者だけでなく、別のスタッフも閲覧・申請できるようにしておくことで、依頼の透明性を担保することができます。
    さて、このウェブサイト上で作ったデータは、もちろん変更が可能です。そのため、後になって、入力ミスや文字化けが起こっていたと気が付いた場合、すぐにデータを呼び戻し訂正することが可能です。また、ウェブサイト上で、名刺注文のデータが保存されているため、別のスタッフによるデータの変更や検索も可能となります。
    そして、発注書がまとまれば、管理部や総務部から承認を得て、正式な注文を行います。もちろん、印刷会社に対してもデータによる発注を行えるため、従来のFAXやメールでのやり取りのような時間や手間がかからなくなります。

    最新の名刺注文システムの機能とは


    ところで、会社によっても異なりますが、大手の企業で人事異動の季節になると、より多くの名刺の注文が必要となります。この時期は、事務部門も忙しく、名刺の発注や納期に関してもかなりの手間が取られます。特に、名刺のデザイン性や一人でいくつもの肩書を有していると言うように、レイアウトのパターンが数多くある場合、発注書を作るだけでもかなりの労力が必要となります。その際、発注会社側でその発注書の内容が正しいか校正したうえでの発注を行いますが、印刷部門側でも、その内容が正確かどうかの校正をさらに行い、印刷を行います。そのため、数が多ければ多いほど、納期ギリギリになってしまうなど、納品に支障が生じてきます。
    そこで活躍するのが、ネット上での発注書データ保存システムです。あらかじめ、レイアウトごとの発注書のひな型を作っておきます。そして、発注が重なる時期には、その発注書データに、必要となる名前や肩書、連絡先などのデータを書き込んでいきます。この発注書は、同じレイアウトであれば、各社員のデータを一括してインポートすることもできるよう設計されているため、効率的な発注書作成作業を行うことができます。そして、このデータを印刷会社に送付することで、注文を楽に行えます。
    このように、一連の作業をルーティーン化することで、発注が手早く行えるだけでなく、受け取りについても、短納期で済ませることができます。また、大量発注だけでなく、備品などの購買手順と発注手順を関連付けることで、経費精算を楽に行えるシステムも導入が可能です。備品を発注するときのように、名刺の発注書を提出、承認画面で、校正画面を表示して、記載内容が正しいかを確認できます。
    このように、新しい名刺注文システムを導入すれば、従来は面倒だった度重なる校正や、FAXやメールといった手作業での発注作業が、ネット上で行えるようになります。積極的に取り入れることで、発注の一元化が出来るだけでなく、時間の短縮、人員削減にもつながります。上手に新しい注文法を活用していきたいところです。

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