• TOP
  • サービス一覧
  • 名刺発注システム「PRINTBAHN II」
  • コラム
  • 名刺のWEB発注システムの導入事例や特徴と業者の選び方
  • 名刺のWEB発注システムの導入事例や特徴と業者の選び方

    名刺のWEB発注システムの導入事例や特徴と業者の選び方


    名刺WEB発注システムの導入事例



    名刺は企業では欠かすことができない営業ツールの一つです。会社員の中には持っていないという方は少なく、実際に数多くの方がクライアントなどと交換をすることで、お互いの会社や氏名、連絡先を知ることができます。基本的に社員の名刺は会社が制作をすることになります。多くの企業では委託で制作を代行していますが、実際に制作依頼に関して手間を感じる方も多いでしょう。

    例えば企業の中にはファックスを利用して発注をしているところもあります。ファックスを利用するケースでは発注書を印刷し、それを管理部門にファックスで送信をします。そして、管理部門が承認をした後にもう一度ファックスで工場に送信します。このような発注フローにおいては工程が複数あり、企業によっては手間を感じるという方も少なくないのではないでしょうか。また、どの発注書に関しても管理部門が承認するということはありません。もし万が一ミスなどが見つかれば管理部門は差し戻しをしなければなりません。もし非承認を受けた場合には、このフローをもう一度行わなければならないため、多くの時間、手間がかかることになります。

    実際にこのような企業がWEB発注を導入した事例があります。ではWEB発注を導入することで、どのようにこの負担が軽減されたのでしょうか。例えばWEB発注を導入すれば、発注申請や名刺をWEB上で確認することができます。WEB上で確認できますから、発注フローが短縮され、印刷、ファックスの手間などを少なくすることができます。

    そしてもし万が一修正などが発生した場合においても、WEB上から変更をすることができます。変更手続きの手間を削減することができるので、修正依頼における負担も少なくすることができるでしょう。当然違う部門においても把握できますから、決済までをスムーズに行うことも期待できます。更にWEB発注をすることでデータの履歴が残りますから過去に発注した内容を一括で管理することができます。これによって発注書の紛失リスクなども低下することができます。

    現在の企業においてはインターネット接続環境がないというケースは少ないので、多くの企業において導入することが可能でしょう。



    WEB発注システムの特徴について



    WEB発注システムの導入で企業が抱える悩みを軽減することができますが、では実際にどのような特徴があるのでしょうか。発注者はインポート及びエクスポート機能を使うことで名刺データを一斉データ更新することができます。更に一括発注機能により大量発注をすることも可能です。

    大量発注をする機会は企業においては少なくありません。人事異動の月が一年に一回設けられている企業もあります。例えば開発部から営業部に社員が異動したり、本社から支店へ異動になることもあります。名刺には会社名や名前、連絡先だけでなく部署名を記載しているところも多くあります。そのため、人事異動の通達を言い渡された方は名刺には前の部署の名前が記載されているので、当然更新が必要になります。小さな企業であれば、頻繁に大きな人事異動が行われないかもしれませんが、実際に大企業では多くの人数が移動するケースもありますから、そういった場合には名刺発注書の制作に時間や手間がかかります。

    大量発注をする機会は人事異動だけでなく、新入社員の入社なども挙げられます。通常の企業では新入社員は4月から入社します。この時に名刺などを渡す企業も少なくないでしょう。このような新しい社員が入社する時も入社前に制作をしておかなければなりません。もしWEB発注システムを利用すれば一括発注機能を利用することで発注における手間を大幅に解消できる可能性があります。その他の特徴としては様々な決済形式に対応することができたり、承認者の労力軽減などが挙げられます。



    WEB発注を導入するための業者の選び方のポイント



    現在では名刺のWEB発注システムを導入してくれるところは多く、実際にシステム導入を検討されている方の中には業者の選択に迷われている方もいるのではないでしょうか。業者を選択するにあたっては、いくつかのポイントがあるので、参考にして選びましょう。

    ポイントの一つとして挙げられるのが、資料請求をしてそれぞれの業者が販売するシステムの特徴を把握することです。当然ではありますが、それぞれの業者で販売する製品は異なり、またサービスなども異なります。導入後に、使いたい機能がないというトラブルが発生することを避けるためにも、事前によく調べるようにしましょう。

    予め資料請求をしておくことで、どのような機能やサービスがあるか理解できますから、安心して導入することができます。もし資料請求をしてもよくわからないことがある場合は、問い合わせをして詳しい説明を聞いた上で、購入を検討されてみてはいかがでしょうか。

    次の記事へ

    名刺発注システム「PRINTBAHN II」へ戻る
ページTOPへ