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    名刺発注の導入事例と機能や導入のための相談窓口


    名刺発注システムで発注工程を簡略化


    名刺は社会人であれば多くの方が所有しています。自営業の方であれば自分や少ないスタッフ分の名刺を発注すれば問題がありませんから、比較的手間はかかりません。一方で大企業においては社員全員分の名刺を発注しなければなりません。営業課に配属されている社員はクライアントとのやり取りや新規開拓などのために名刺を配る機会が多くなります。そのため、名刺が無くなる前に上司や総務課に名刺を発注して欲しいという旨を報告します。当然会社側は社員の名刺を発注するためにその度に注文をしなくてはなりません。名刺補充の時だけでなく企業には毎年新卒の新入社員や中途採用された社員が入社します。中途採用であれば採用される人数に限りがありますから名刺発注に手間がかかりませんが、新卒の新入社員が入社する時は4月など特定の期間に多くの方が入社するため、人数分の名刺を発注することに手間がかかります。
    名刺発注に課題を抱えている企業はその発注に特化したシステムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。導入後にどのぐらいのメリットを得られるのかについては導入事例を見ることで把握できます。導入前においては発注書を印刷するなどした上で、管理部門にファックスでお伝えをし、管理部の承認を得てから工場へファックス送信をします。この発注工程に手間を感じる方も少なくないでしょう。また、間違いなどがなければこの工程を一度踏むだけで注文できますが、修正などのトラブルが発生すれば再度同じ工程をやり直すことになります。時間がかかる上に、発注効率の低下が懸念されます。データ修正の際にはPDFで書き出しを行い、メールなどで送らなければなりません。システム導入後はこれらの手間を大幅に削減できます。
    名刺発注システムは発注申請などをWeb画面上で行うことができます。更に確認もできますから導入前の印刷、ファックス送信などの工程を大幅に省けるため手間を最小限にできます。また、修正などをしなければならない時もWeb画面上で確認できるため、修正対応が容易です。

    名刺発注システムの代表的な機能について


    このように利便性が高く、導入後企業は多くの恩恵を得られます。この利便性やメリットを支えているのが名刺発注システムの機能です。発注者向けの代表的な機能は二つあります。それはインポート・エクスポート機能、一括発注機能です。インポート・エクスポート機能によって一斉にデータ更新をすることができます。これにより名刺データの管理簡略化を期待することができるでしょう。また、一括で名刺発注ができますから大量の発注を行うことができます。例えば既存の名刺デザインの一括変更や新入社員入社時の大量発注などにもこの機能が搭載されていることで実現できます。
    承認者の代表的な機能も二つあり、それは承認フロー設定機能と承認時変更点確認機能です。前者の機能により企業による様々な決済形式にも対応できるため、企業はそれぞれの形式に合わせて名刺発注ができます。後者の機能が搭載されていることによって新規注文の見える化を実現できます。例えばもしデザインや名刺内容の変更があった時は管理者へそのデータを送信し、パソコンや資料などで確認してもらうことになりますが、その手間が省けるため承認者の労力軽減に貢献してくれます。
    企業の中には名刺の全てのデータをシステムサービスを提供する業者に知らせることになるため、データ管理やセキュリティに関して不安を覚える方もいるのではないでしょうか。豊富な機能性だけでなく、名刺発注システムにおいては定期的に外部にセキュリティ対策を委託することにより厳重なセキュリティを実現してくれます。これによって貴社のデータを安全に管理することができ、高いセキュリティで名刺発注を請け負うことができます。

    導入相談窓口の利用について


    導入後には様々なメリットがある、豊富な機能性があるため導入を検討している方も多くいますが、ホームページではなく実際に名刺発注システムを提供してくれる業者に相談をして詳しいことを聞きたいと思われている方もいるのではないでしょうか。そのような導入検討者に対応するためにウェブ上からお問い合わせなどを受け付けてくれます。
    会社名、部署名、メールアドレスなど最低限の必要事項で相談することができます。お問い合わせは主に見積もり依頼、訪問要請、要望のために利用する方が多くなっています。ウェブからのお問い合わせでは直に返答をもらうことは難しいでしょう。もし早めに見積もりを聞きたい、相談をしたいという方は電話の相談窓口を利用してお問い合わせをされてみてはいかがでしょうか。電話番号などは業者のホームページから確認できます。電話では直接スタッフの方が電話越しに相談に乗ってくれるのでお問い合わせよりも早い返答を期待できます。更に業者によっては資料請求も受け付けてくれますから、製品確認をしたいという方は資料請求をして製品の詳細を確認しましょう。

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