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    手間いらず!名刺発注システムを導入してみよう



    名刺発注システムを導入する


    仕事をするにあたり、必要不可欠なアイテムがいくつかあります。名刺は初めて会う取引先の人に渡す重要なアイテムとなるので、必ず持ち歩きます。通常は会社で名刺を作り、各部署に支給しますが、名刺作成にかかるコストは意外とかかります。名刺を作る時は業者に発注するのが一般的ですが、数が多いほどコストもかかるので、最近は名刺制作ソフトなどを使い、自社や各部署で作成しているところも増えています。
    しかし、一度に作成する量が多いと、ミスなども出やすく、万一名刺が完成してからミスがある事が分かれば、間違った内容が記載されている名刺は使えませんから、作り直しや破棄という無駄なコストがかかってしまいます。こういう時にあると便利なのが、名刺発注システムです。
    システムを導入するという事は、デジタル印刷の環境を提供してもらうという事です。大企業の場合は全国に支店があり、必要な名刺をまとめて制作するので、必要な情報を揃えるだけでもかなりの時間がかかってしまいます。名刺作成ソフトを導入し名刺を自社制作するにしても、印刷する際のインクや用紙は自分で用意しなければいけないので、人件費や経費が意外とかさみます。
    そんな時も、名刺発注システムを導入すれば、全てWEB上で情報を一括管理できますし、仕上がりイメージも画面から簡単に確認できるから、ミスがあってもすぐに修正できます。人事異動が多い春は、名刺作成業務だけでも担当者の負担は大きくなります。急いで名刺を用意しなければいけない場合ミスが増えることも懸念されますが、名刺発注システムであればミスも大幅に軽減できます。

    名刺発注システムのメリット


    名刺発注システムを導入する事により生まれるメリットを紹介します。
    システムは全てWEB上で情報を管理できるから、いちいち部署ごとに連絡や確認をする手間が省けます。人事異動などで過去に作成した名刺を手直しする必要がある場合も、過去の制作履歴をすぐに呼び出せますので、変更部分だけを変更すればすぐに新しい名刺が印刷できます。デジタル印刷だから、フルカラー印刷も鮮やかですし、余計なコストを削減できるから、従来よりも低料金で名刺制作ができます。至急名刺が必要な場合も、短期間で名刺が届くからメリットは多いです。
    名刺発注システムには、さまざまな機能が搭載されています。発注者の要望を受ける以外に、窓口部門の承認など、管理業務の手間を軽減する事ができますので、作業効率はアップします。人事異動が多い春先は、名刺作成を任された担当者は、確認や振り分けという作業だけでも膨大な時間が必要です。しかしシステムを導入すれば、全て画面上で管理が可能となるので、データの確認も楽です。既にある名刺データをインポートしたり、エクスポートしたりもできるから、変更があった場合のデータ更新も一斉にできます。
    名刺作成に関して、システムを利用する事で、営業、カスタマーセンター、印刷、デリバリーまでをすべて一貫して行えます。かなりの枚数となった場合でも対応できることから、安心して任せることができます。システムを導入すれば、取引先の会社情報や担当者の情報も管理できるため、名刺だけでなく、年賀状や封筒なども印刷できます。このように、幅広く使えるのもメリットとなっています。

    システム導入の流れ


    名刺発注システムの導入の流れはどのようになっているのでしょうか。
    最初はヒアリングを行い、どのような体制で名刺を作りたいのかなどを確認します。システム導入に関して、取引条件をまとめ、内容に納得できたら取引条件を確認後、取引確定となります。
    名刺のサンプルを確認し、レイアウトなどもいくつかのパターンから確認を行い、名刺制作に使用するデータを準備します。この場合のデータというのは、納品や請求先、人事などです。システム上にサイトを構築して、名刺のテンプレートを作成します。サービスにログインして、実際に名刺を作成するというのが主な流れです。サービスの利用が可能になった時に、マニュアルを支給してくれるので、マニュアルを見ながら操作ができます。
    システムを導入する前と、導入後の変化をあるケースで比較してみましょう。ある会社は、名刺作成に関する発注書を印刷し、管理部門にFAXを送り確認後、さらに印刷工場にもFAXで確認をとっていました。発注から確認までの時間もかかりますし、修正が必要になった場合は、また同じ工程を繰り返さなくてはなりませんでした。しかしシステムを導入した結果、WEB上で一括管理できるので、FAX送信と確認という手間が省けます。これだけでも相当時間短縮が可能となり、印刷前にミスがないかなどもWEB上での確認が可能なためミスや修正にかかるリスクも軽減できます。発注履歴もすべてWEB上に記録が残るので、発注書の紛失という心配も無く、管理がスムーズになります。
    支店が多い会社でも管理部門への申請と承認が一括で可能となるため、今までよりも名刺作成にかかる時間が短縮されています。


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