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    法人にとって欠かすことができない名刺と発注システムの恩恵


    スピードを生かしたインターネットの発注



    これまでの名刺の印刷といえば、印刷会社に依頼する形が一般的でした。印刷する専門の会社なのですから、ある意味当然のことですが、持ち込むにしても、オーダーをかけるにしても、時間も手間もかかっていました。原稿を作り持ち込んだあとは待つだけになりますが、スピーディな展開とは言えません。名刺は、会社や時期によっては大量に必要な場合があり、ビジネス上欠かせないアイテムなので、素早い対応が求められます。

    現在では、インターネットを使った注文が中心となり、支払い方法も選択することができるうえに、費用は印刷会社に持ち込むのに比べてリーズナブルになりました。時間や費用を考えても、法人にとって有効な手段となってきているのは間違いないでしょう。こうしたところでインターネットを活用すれば、最小限の労力で名刺を手にすることができるので、利用することによるメリットは大きいと言えます。

    従来の方法だと、名刺が必要になった場合には、発注書を作成し、管理部門にFAX送信、承認後も工場へFAX送信するという手間や時間がかかっていました。修正があった際には、再度同じ工程を踏む必要があるため、更に時間がかかります。こういった点を改善し、インターネットを利用した発注方法を導入することは、法人として考えても、合理的な方法になることは間違いないでしょう。基礎的な操作ができれば対応できるので、難易度の障壁が高いということもありません。



    総務や経理の手間も減らすことができる発注システム



    法人として名刺の発注方法を考えた時に、インターネットを活用した方法を導入することは、大きなメリットがあります。情報の共有も簡単にできるため、業務効率が向上します。従来の方法では、発注したとしても、その情報をすべての部署が一元管理することは難しいとされていました。連絡を取らなければ現状の把握ができず、フレキシブルでリアルタイムな対応の足かせとなってしまっていたと言えます。

    そこで、現在の名刺発注システムは、Web上ですべてをおこないます。同じプラットフォーム上で多くの人が情報を共有することができるため、いちいち情報の連絡を必要としません。必要となったときにすぐにデータを参照することができるため、必要な人間が情報を得ることができるようになります。この可用性が重要であり、FAX送信などの手間がかからないので、手順を簡略化することができます。

    情報を必要とする人がすぐに内容を知ることができるようになるのは大きなメリットです。いつでも内容の確認ができ、組織的な手続きを簡略化することができるうえに、スピードを上げることができるのですから、法人にとっては有効な手段となります。実際の決済効率も向上させることができるようになり、必要な時にスピーディーに名刺を手にすることが可能です。

    データとして一括管理をすることによって、過去の発注履歴を確認できることも業務の効率化に役立ちます。さらに請求書なども一括管理できるのですから、総務や経理の手間も減らすことができるというメリットもあります。



    将来的にも変わらない名刺の有効性



    名刺の利便性ということを考えると、今でも重要なものであるでしょう。管理に関してはデジタル化もなされていますが、名刺自体の必要性が失われたわけではありません。小さな紙面ではありますが、さまざまな情報が詰め込まれており、個人情報まで記載されているものもあります。

    ビジネスの上で、データとして名刺の内容をデジタル化することもひとつの手段であり、情報の共有化にはつながりますが、受け渡しの時の情報やその人のパーソナリティといったことまでは、なかなかデジタル化することができません。デジタル化できることにも限界があり、アナログの名刺を活用することによって得られるメリットは、ビジネス上重要なことであると言えます。

    紙媒体ということで、手にしたときの印象も重要です。手触りひとつをとってもインパクトを与えて印象を強めることができますし、そういったメリットはアナログならではのメリットです。デジタルには、人間のもつ感覚までは再現することができないからです。名刺には、出会ってすぐの第一印象をイメージ付ける大切な役割があるからこそ、作成に関してはどの企業においても気を配っています。

    そういった点からも、独特の風合いや、見た時のデザインなども大事な情報なのであり、これを活かしていくことが大事な使い方になります。これから時代が変わっていく中でも、現在においては、法人組織にとって名刺が最強のツールであることは変わりません。会社のイメージと直結する部分があるからです。

    その名刺を、スピーディーに効率よく手にすることができるようになるのですから、現代の状況にあった受発注システムを導入することを検討していく必要があります。それによって、さまざまな部署に恩恵をもたらし、ミスも減らしていくことができるようになるので、有効な手段と言えます。

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