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    社会人にとって必携である名刺の大量発注方法


    名刺の必要性



    会社において、総務もしくは庶務担当者は縁の下の力持ちとも言える存在でもあるでしょう。総務や庶務にとっては、社員全員がスムーズに業務に集中し遂行できるように気を配り、環境を整えることが重要な業務内容です。会社によって業務内容の細かい点は違いますが、すべての会社にとって総務や庶務担当は会社の労働環境全般に携わる必要があるため、コミュニケーション能力や情報を集める能力、折衝力などに関して高いスキルが要求されます。

    会社の中の備品であったり、消耗品などを常に管理しておくことはとても大切な仕事です。備品には、切手や収入印紙などの細かい必需品はもちろんのこと、仕事に欠かせないコンピューターをはじめ机やキャビネットなどの大きな備品、そしてボールペンやシャープペンシルといった文房具、ファイル、コピー用紙などといったオフィスサプライ用品からトイレットペーパーや電球、電池といった日用品なども含まれます。こういった会社で日常的に必要なものがきちんと管理されているからこそ、社員は全力で業務を遂行できるのです。

    このように、社員が働きやすい環境に整えておくことに加えて、取引先との付き合いをする上での窓口になるといったことも大事な仕事のひとつです。その中には、印刷物を作成すること、発注することも含まれます。中でも会社と取引先、顧客との付き合いをするにあたり、必要不可欠ともいえるのが名刺です。年度のはじめなどで人事異動があった場合はもちろん、たとえば社名が変更になった場合などには、社員全員の名刺を大量発注する必要が生じます。営業活動をする上で、重要な役割を持つ名刺の在庫を切らすことなく管理することも総務の業務のひとつです。



    名刺は会社の顔



    名刺は、社会人としてほとんどの方が持っている必携のビジネスツールです。常に顧客や取引先と折衝をする必要がある営業担当者だけでなく、通常は会社内のみで業務を行っている部署の社員であっても、出張や研修、講演会、異種交流会などにおいて他の会社の方と交流をする機会があり、そういった際には名刺が必要になります。

    名刺を所有しているということは、社会人として非常に大きな意味があります。これをビジネスの場において提示することによって、自分自身がどんな会社のどこの部署に所属しており、どんな役職が付いているのかという証明にもなるのです。そして、自身の名刺を渡し相手のをいただくという交換を行うことで、互いに相手に連絡する手段を得ることができるのです。近年では、名前や所属、電話番号だけでなく、会社のアピールポイントであったり、URL、SNSのIDなどが記載されていることも珍しくありません。相手に渡すことで会社を宣伝することにも繋がるのです。

    人は、初めて会った人に対しては会話の内容だけでなく、無意識のうちに相手の顔や表情、服装、雰囲気などを読み取ります。そしてさまざま角度から、どのような印象を受けたかという判断を行ないます。名刺も同じように、そのものの内容だけでなく、紙質やデザインなど会社を判断する材料となることもあります。つまり、会社を代表する顔ともいえる重要なツールなのです。

    そして、会社のトップや役員、営業担当者は多くの人と交流をすることが必要となりますので、その分消費量もとても多くなります。そのため、会社の規模が大きかったり、交流が多い会社であったりすると、総務担当者は大量発注を行う必要が生じます。



    発注システムの活用



    名刺を発注する場合、いくつかの手順を経る必要があります。会社が複数の支店・営業所に分かれていて、それぞれの総務担当者が管理を行なっている場合は、必要数などを発注書に記載し、本社などで集約し上部の決済を得た上でFAXなどで選定した印刷業者へ送って注文します。その際に、印刷業者と誤字脱字の有無、ロゴの位置やフォントの種類、大きさ、デザインや紙質など細かいやり取りを行ない、版下などは逐一PDF化してメールでやりとりを行います。校正を経た上、問題がなければ印刷を行い、出来上がったものをそれぞれの支店に発送をするという方法が以前は採用されていました。

    しかし、例えばデザインに修正が入れば修正されるごとに印刷会社側はPDF化を行い、総務担当者とメールでやり取りをする必要がありましたが、そういった工程は時間や手間がかかるという難点がありました。そこで、昨今では印刷業者による名刺発注システムを導入することによって全ての工程が一元化され、同じWEBサイトで行うことが可能になりました。発注もWEB上で行うことができ、デザインデータを直接各支店の担当者が直接チェックすることができます。

    こうすることにより、複数の担当者を経ることによって生じるミスや手間なども極力減らすことができ、スムーズに印刷を行うことができるようになってきています。大量発注する機会が多い会社にとっては大きなメリットがあるシステムと言えるでしょう。また、会社が出すハガキや年賀状、封筒の社名印刷など大量発注する必要がある印刷物やオフィスサプライ用品の発注も、同じシステムを用いて行うことによって、業務の効率化を図ることが期待できます。

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