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    費用の削減だけではない名刺発注システムの効果


    活用するべき名刺作成システム


    現代社会において、企業で活躍するためには、名刺は必要不可欠でしょう。どんな人でも、自分だけで仕事をすることはできませんし、利益も上がりません。仕事において人間関係は重要ですので、名刺というものがないと困る場面もあるでしょう。初めて会った取引先や関係者に渡すことになるため、日頃から持ち歩くことになります。最近では個人で作る人もいますが、基本的には会社から支給されることになるでしょう。数量との兼ね合いにもなってきますが、コストの増大を招くことがあるため、自社制作をするというところもあります。
    しかし、費用対効果が高そうに見えて、ロスも多いことに気が付かなければいけません。内容が間違っていたり、失敗して破棄したりすることも出てくるでしょう。品質という面でも、印刷会社で作成する方法に比べて劣ります。あとでミスがわかったとしたら、それを修正して取り返すまでにとても時間がかかるでしょう。そのロスを考えると、マイナス面が大きすぎるといえます。他の仕事もできなくなってしまうかもしれません。これが損失に繋がっていくのですから、自社で作るメリットは薄くなるでしょう。それならば、しっかりとした名刺発注システムを構築し、必要な時に手に入れられるようにした方が、費用対効果を引き上げることが可能です。
    名刺発注システムを構築するということは、印刷会社を活用するということになるでしょう。デジタルの印刷環境を利用することになるのですから、高精細な名刺を作成することができるようになります。必要な情報をそろえておくだけでできるようになるため、手間を最小限にすることができます。

    情報の共有がポイント


    名刺作成システムは、Web上で管理するところにメリットがあります。Web上であれば、情報を一括管理することが可能であり、共有することができるようになるでしょう。画面を見ながら情報の確認ができるようになり、仕上がりも画面ではっきりとわかります。情報の共有により、ミスを発見しやすくなるだけではなく、ミスの修正も早くなるでしょう。印刷にミスがあれば、一切使うことができなくなるのですから、これは大きなメリットにつながります。
    情報の共有により、部署ごとに連絡を取り、確認するような手間がかかりません。人事部で管理するとしても、各部署でWebを見れば共有することができるため、スピーディーに展開することができるようになり、人件費の削減につながることになるでしょう。情報はプールされることになりますので、過去の作成事例も参照することができます。ここから、変更をすることもできますし、そのまま発注に掛けることもできると考えると、効率的に活用できるでしょう。
    素早く新しい名刺を手に入れることができるようになりますので、手元にないことによる機会損失を減らすことも期待できます。それも、高いレベルの名刺を手にすることができるのですから、大きなメリットがあるでしょう。もちろん、システム化を進めることによって、効率化を進めることもできます。その分のコストも減らすことができ、安価に作成することができるのですから、効率はさらに高まるでしょう。

    手間はほとんどかからない


    名刺発注システムには、効率化ということで多くのメリットがあります。作るということだけではなく、管理にも影響する部分も重要です。名刺を作るとなれば、お金が必要となります。その承認作業も考えなければいけません。
    作成したい部署から許可をとるためにコンタクトを取り、内容を確認後承認を得てという流れをとっているところの場合、その作業に時間がかかっていることがわかるでしょう。もちろん、その分の人件費もかかってきます。このロスを名刺発注システムなら減らすことが可能です。情報の共有によって、簡単に確認ができますし、管理も一括で行うことができるでしょう。データの確認や管理としても、一括で行うことができるようになるため、ロスはほとんどなくなります。情報共有が進められれば、どんな部署でも簡単に発注ができるようになるでしょう。枚数が増えて、簡単に作成を勧められないほどの量であっても、手間はほとんど必要ありません。
    実際に導入するときにも、Webであれば簡単です。特別にエンドユーザー用のソフトが必要になるということもありませんので、構築する手間がなくなります。名刺の内容と取引条件の取り決めができれば、あとは作成するだけで済むからです。マニュアルもしっかりと整備されているため、負担も最小限で済ますことができます。
    導入してみるとわかりますが、効率化を進めることは、大きなメリットを感じることになるでしょう。時間や手間がなくなるということが、これほど違うのかということが見えてくるようになるからです。名刺は営業の武器ですから、効率化を進めて、さらに活用しやすいようにすることが重要でしょう。

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