オンライン名刺とは? 作り方から交換方法まで徹底解説!




新型コロナウイルス感染症対策として、さまざまなビジネス活動が、対面からオンラインへと移行されていっています。
その代表が、Web会議。さらに、Web会議から派生して、リモート営業やオンライン商談なども広まりつつあります。そして、このリモート営業やオンライン商談と合わせて、オンライン名刺というものも登場しました。
オンライン名刺は、どのように作成し、どうやって交換するのでしょうか? この記事では、ビジネス活動のオンライン化を推進する企業のご担当者様へ向けて、オンライン名刺について解説していきます。




オンライン名刺とは?



オンライン名刺は、Web上で交換できる形式の名刺のこと。
現状、統一された規格というのは存在していないようで、オンライン上で交換できるように電子データ化された名刺であれば、全てオンライン名刺という認識で差し支えないかと思います。



オンライン名刺が登場した背景は?



日本、特に首都圏では、2020東京オリンピックパラリンピック開催時の交通混雑緩和のため、かねてテレワークの導入が推奨されてきました。しかし、その中では、特にオンライン名刺というキーワードは登場していなかったように思います。

おそらく、オンラインでの名刺交換が話題に上がったのは、新型コロナウイルス感染症の流行以降。
これまで、Web会議といえば、社内や既存クライアントとの会議が主流でしたが、新型コロナウイルス感染症対策のための「#stay home」をきっかけに、営業活動や商談も、Web会議システムを使ってリモートで行うことが推奨されるようになりました。
日本では、ビジネスで初めて顔を合わせる際には名刺交換をするのが当たり前ですから、営業活動や商談をオンラインで行うのであれば、名刺交換もオンラインで行う必要があるという一定のニーズがあり、オンライン名刺が登場したと思われます。



オンライン名刺のメリット



では、Web会議システムを利用したリモート営業・オンライン商談においても名刺交換を行う理由、つまり、オンライン名刺交換のメリット・ベネフィットには、どのようなものがあるのでしょうか? 

相手側参加者の立場・キーパーソンがわかる



オンライン商談で、初めての顔合わせを行うシーンを想像してみてください。

仮に相手の参加者が3人の場合、相手側の挨拶はこのようになると思います。
「〇〇部〇〇課〇〇(役職)の〇〇(名前)です。よろしくお願いします。」
「〇〇部〇〇課〇〇(役職)の〇〇(名前)です。よろしくお願いします。」
「〇〇部〇〇課〇〇(役職)の〇〇(名前)です。よろしくお願いします。」

これを、音声だけで聞き、相手の顔と名前と役職をしっかりと覚えた上で、誰が今回の商談のキーパーソンかを瞬時に判断することができますか?
相手側が1人、せいぜい2人ならできるかもしれませんが、3人以上の場合、また、複数の企業から関係者が集まっている場合は、なかなか難しいと思います。

そんな時、オンライン名刺交換を行うことができれば、相手側参加者の正確な情報を知ることができ、キーパーソンに的確にアプローチすることが可能です。



アイスブレイクのネタが見つかる



ビジネスの場における自己紹介は、一つ上の項目で例に出したように、社名・部署名・役職・名前程度で終わる場合がほとんど。お見合いのように、積極的にプライベートな内容を話したり聞いたりすることはまず無いでしょう。
その代わり、名刺をコミュニケーションのきっかけに使っている企業も少なくありません。名前や役職、連絡先のほかに、出身地や趣味などが書いてあることも。
オンライン名刺交換をすれば、名刺に書かれている相手の情報から、自然なアイスブレイクをすることができます。



これまでと同じ方法で顧客情報を管理できる



Web会議で営業や商談を行った場合、その顧客の情報はどのように管理しますか?
SFAなどを導入している場合は、ツールに情報を入力して管理できますが、そうでない場合は? Excelなどで管理するのでしょうか?
オンライン名刺交換をすれば、仮に、名刺をベースに顧客情報をアナログ管理している場合でも、受け取ったオンライン名刺を印刷して、これまでと同じように管理することが可能です。パソコンに、オンライン名刺専用のフォルダを用意しても良いかもしれません。
また、名刺管理ツールを利用している場合は、受け取ったオンライン名刺をそのまま登録することができます。もちろん、名刺に書かれている情報をSFAなどに入力することも可能。
つまり、オンライン名刺交換ができれば、どのようなやり方をしていても、これまでと同じ方法で顧客情報を管理することができるのです。



オンライン名刺の作り方



現時点で、オンライン名刺を作る専用のツールやサービスは存在していないようです。
現在オンライン名刺交換をしている方は、名刺管理ツールの提供するサービスを利用している場合がほとんど。既存の紙の名刺をスキャンか撮影し、オンライン名刺を作成するのが一般的なようです。

正直なところ、オンライン上で交換できる形式であれば良いので、名刺管理システムなどを利用せずに、紙の名刺をスキャンした画像データをオンライン名刺として使っても特に問題はないと思います。



オンライン名刺交換をする方法



現時点でのオンライン名刺の交換方法は、主に2つ。

1つ目は、Web会議システムのチャット機能を使い、オンライン名刺にアクセスできるURLを共有する方法。
2つ目は、Web会議のバーチャル背景に、オンライン名刺にアクセスできるQRコードや、名刺そのものを表示させる方法。
オンライン名刺にアクセスできるURLもQRコードも、オンライン名刺作成の一環として、名刺管理ツールから発行する場合がほとんどのようです。

利用する名刺管理ツールによって、同じサービスを利用、あるいは、連携しているサービスを利用している人同士しかオンライン名刺交換ができない場合と、どちらか一方がサービス利用者であれば、もう一方が利用していなくてもオンライン名刺交換ができる場合とがあります。
名刺管理ツールを利用している人は、直接受け取った名刺のデータを登録、利用していない人は、受け取った名刺を画像データなどで、パソコンに保存します。

双方が名刺管理ツールなどを利用していない場合は、オンライン名刺の画像データを、Web会議のデータ共有機能で直接送るという方法でも、特に問題ないのではないでしょうか。



オンライン名刺は日本のビジネスに定着する?





オンライン名刺の作成・交換は、上の項目でもお伝えしたように、現状、名刺管理ツールを使って行う場合がほとんどです。
そのため、最低でもどちらか一方が、名刺管理ツールを利用している、また、場合によっては、同じサービスを利用している人同士でしかオンライン名刺交換が行われていません。

単純に名刺をスキャンして、画像データを交換するでもオンライン名刺交換は成り立つとは思うのですが…。

名刺管理ツールの導入がベースとなると、既に導入しているような大企業では比較的利用しやすいですが、そもそも、名刺管理ツールを必要としない中小企業では、なかなかハードルが高いのでは?
そうなると、多数の中小企業で成り立っている日本のビジネスには、定着しにくそうな気がします。

もしこれから先、名刺管理ツールとは別に、オンライン名刺作成だけのツールやサービスが登場すれば、中小企業でも導入しやすくなり、もう少し、オンライン名刺交換が普及するかもしれませんね。

また、オンライン名刺交換が必要なのは、Web会議で初めて顔を合わせるリモート営業やオンライン商談の場合のみ。
社内や既存クライアントとの会議でのWeb会議システムの利用は定着しつつありますが、リモート営業やオンライン商談は、まだまだ導入企業が少ない印象。
そもそも、リモート営業やオンライン商談が定着しなければ、オンライン名刺も定着しないでしょう。

ビジネス活動のオンライン化を推進する企業のご担当者様としては、オンライン名刺へ対応するか否か悩むところかと思いますが、オンライン商談・リモート営業を既に導入している、あるいは、導入する予定があるという状況でなければ、今急いでオンライン名刺を導入する必要はないでしょう。
また、導入するにしても、オンライン名刺のためだけに、必ずしも名刺管理ツールを導入する必要はないと思います。
オンライン名刺は、まだまだ発展途上。リモート営業やオンライン商談の普及によって、参入企業も増えてくると思いますので、オンライン名刺は利用したいが名刺管理ツールは必要ないということであれば、オンライン名刺作成だけのツールやサービスなどが登場するのを待ってみても良いのではないでしょうか。

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